چند هفته پیش برای تدریس در یک کارگاه 2 روزه آموزشی شیرپوینت برای مدیران و کارشناسان فناوری اطلاعات سازمان‌های دولتی به محمودآباد رفته بودم. در این سفر، یکی از دوستانم همراهم من بود تا پیش از من، در مورد business intelligence برای شرکت کنندگان ارائه‌ای داشته‌ باشد.

وقتی نوبت به من رسید و خواستم در مورد پورتال و استفاده از شیرپوینت برای پورتال‌های داخلی و اینترنتی صحبت کنم، صحبتم را با یک مثال شروع کردم که منجر به تولید عبارت “نابینایی سازمان‌ها” شد.

نابینایی سازمان‌ها چیست؟

این روز‌ها شما کمتر سازمانی را می‌بینید که نرم‌افزارها در آن حضور نداشته باشند، این حضور در رده‌های مختلف سازمان و به شکل‌های مختلف است. ممکن است از حضور مجموعه نرم‌افزاری آفیس مایکروسافت شروع شود تا نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات و … اما با وجود اینکه این نرم‌افزارها در سازمان حضور دارند، اثر این حضور را در همه سازمان‌‌ها به روشنی نمی‌شود دید.

اجازه بدهید مثالی بزنم. سازمانی را تصور کنید که برای ثبت مکاتبات وارده و صادره از یک نرم‌افزار اتوماسیون استفاده می‌کند یا برای ثبت اسناد مالی از یک نرم‌افزار مالی، یا برای کنترل احکام و ثبت اطلاعات پرسنل از یک نرم‌افزار منابع انسانی. واقعیت این است که همه این نرم‌افزارها فقط داده‌ها را ذخیره می‌کنند و در موارد تعریف شده‌ای امکان ارائه گزارشاتی را دارند.

سازمان‌های نابینا، سازمان‌هایی هستند که تصمیماتشان را بدون توجه به شرایط فعلی سازمان اتخاذ می‌کنند. در سازمان‌های نابینا، مدیر نمی‌تواند متوجه شود که تصمیمی که امروز می‌گیرد، فردا چه تاثیری بر منابع انسانی یا مالی سازمانش خواهد داشت.

در سازمان‌های نابینا، داده‌ها فقط ذخیره می‌شوند و گزارشات بایگانی. اندازه‌گیری کمیت و کیفیت خروجی واحدهای مختلف سازمان به صورت دستی انجام می‌پذیرد هر چند شاخص‌‌های رشد و تعالی سازمان در تئوری تعریف شده باشند.

مدیران سازمان‌ها نابینا، چون از طریق داده‌های نرم‌افزاری نمی‌توانند وضعیت سازمان خود را تشخیص بدهند، به جلسه حضوری با مدیران ارشد یا میانی سازمان و درخواست عملکرد از آنان روی می‌آورند. روشی که دقیق نیست و به جز اشتباهات عمدی (عددسازی) یا سهوی که ممکن است در گزارشات وجود داشته باشد، به دلیل زمان‌بر بودن برگزاری این جلسات و دریافت فیدبک‌ها،‌ عملاً سودی برای سازمان در پی ندارد.

راه حل چیست؟ استفاده از داده‌های ذخیره شده در سازمان برای بینایی بخشیدن به تصمیمات سازمان.

هدف این است که دیگر یک انبار دار یا متصدی بایگانی برای داده‌های دیجیتال سازمان نباشیم، بلکه واقعاً معنی داده‌های ذخیره شده را ببینیم و از این معنی در تصمیماتمان استفاده کنیم.

تصمیم‌گیری هوشمندانه یا بینایی سازمان‌ها

چشم از جهاتی مهمترین عضو بدن ماست. گرچه حس بویایی یا لامسه یا شنوایی هم در تشخیص اتفاقات اطراف، به ما کمک می‌کنند اما چشم و حس بینایی تکمیل کننده و خوراک‌دهنده به سایر حواس ماست.

تصور کنید که یک فرد بدون حس بینایی، مجموعه‌ای از فرمول فعل و انفعالات شیمیایی را حفظ کرده باشد. آیا در محیط آزمایشگاه و به راحتی می‌تواند آزمایشات را انجام داده و خروجی مورد انتظار را بدست آورد؟

وقتی از business intelligence صحبت می‌کنیم می‌خواهیم امکانی را برای سازمان‌ها فراهم کنیم که از محفوظاتشان (همان داده‌های نرم‌افزاری مختلف) به شکل آنی استفاده کرده و شاخص‌های خود را اندازه‌گیری کنند. در واقع می‌خواهیم داده‌های نرم‌افزاری را در تصمیم‌گیری مدیران موثر کنیم.

اگر بتوانیم این کار را به درستی انجام بدهیم، دیگر نرم‌افزار یک کالای تزئینی در سازمان نیست. بلکه یک جز حیاتی و جدانشدنی است که دیگر صرفاً یک انبار اطلاعات دیجیتال محسوب نمی‌شود و در واقع یک واحد تصمیم‌گیر سریع و دقیق و ارائه دهنده پیشنهادات استراتژیک برای پیشبرد اهداف سازمان است.

این مطلب را به عنوان مقدمه‌ای در گوشه ذهنتان داشته باشید، در مورد business intelligence بیشتر صحبت خواهیم کرد.